W Polsce biura rachunkowe, które prowadzą księgi rachunkowe, są zobligowane do posiadania obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC). Obowiązek ten reguluje Ustawa o rachunkowości, której celem jest ochrona klientów biur rachunkowych przed ewentualnymi błędami księgowymi lub nieprawidłowościami. Przybliżymy, co obejmuje takie ubezpieczenie, kto jest zobowiązany do jego wykupienia oraz jakie dodatkowe zabezpieczenia mogą rozważyć właściciele biur rachunkowych.
Zakres obowiązkowego ubezpieczenia OC dla biur rachunkowych
Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej dla biur rachunkowych jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obowiązek posiadania takiego ubezpieczenia wynika z konieczności zabezpieczenia klientów przed ewentualnymi stratami wynikającymi z działań lub zaniechań biura rachunkowego.
Zakres obowiązkowego ubezpieczenia OC obejmuje:
- szkody wyrządzone osobom trzecim, wynikające z działalności księgowej prowadzonej przez biuro,
- odpowiedzialność za działania oraz zaniechania w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- szkody powstałe w okresie trwania umowy ubezpieczenia.
Minimalną sumę gwarancyjną w ubezpieczeniu OC ustala Minister Finansów. Obecnie wynosi ona równowartość 10 000 euro, a jej dokładna kwota jest ustalana według kursu NBP na dzień podpisania umowy ubezpieczenia. Taki poziom ochrony pozwala pokryć typowe szkody wynikające z prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Kto jest zobowiązany do wykupienia polisy OC?
Obowiązkowym OC objęci są wszyscy przedsiębiorcy świadczący usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych, niezależnie od formy prawnej działalności. Mogą to być osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne czy spółki kapitałowe. Jednak obowiązkowe OC nie dotyczy:
- biegłych rewidentów oraz doradców podatkowych, którzy posiadają już ubezpieczenie OC w ramach swoich kwalifikacji zawodowych,
- przedsiębiorców wykonujących wyłącznie czynności kadrowo-płacowe, polegające np. na prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów (KPiR) lub wypełnianiu deklaracji podatkowych, które nie wymagają osobnych uprawnień.
W przypadku spółek cywilnych, każdy wspólnik jest zobowiązany do posiadania indywidualnej polisy OC. Natomiast osoby zatrudnione w biurach rachunkowych nie podlegają obowiązkowi wykupienia takiej polisy, ponieważ odpowiedzialność za ewentualne szkody spoczywa na właścicielu biura.
Co warto ubezpieczyć dodatkowo?
Ubezpieczenie OC biura rachunkowego zapewnia podstawową ochronę, ale nie obejmuje wszystkich ryzyk, z jakimi mogą się spotkać biura rachunkowe. Na przykład, podstawowa polisa nie obejmuje:
- szkód związanych z prowadzeniem dokumentacji kadrowo-płacowej oraz obliczaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
- ewentualnych kar umownych nałożonych na biuro rachunkowe przez klientów,
- szkód polegających na utracie, uszkodzeniu lub zniszczeniu mienia.
Aby zapewnić kompleksową ochronę, przedsiębiorcy prowadzący biura rachunkowe mogą zdecydować się na wykupienie dodatkowego ubezpieczenia OC, które obejmie ryzyka wykraczające poza zakres obowiązkowego OC. Jest to szczególnie istotne dla większych biur lub tych, które świadczą usługi dla dużych przedsiębiorstw, ponieważ szkody związane z obsługą kadrowo-płacową mogą mieć znaczące konsekwencje finansowe.
Dla biur rachunkowych obsługujących duże podmioty gospodarcze zaleca się również zwiększenie sumy ubezpieczenia w ramach polisy nadwyżkowej. Taki dodatek może zwiększyć ochronę do kwoty nawet kilku milionów złotych, co pozwoli zabezpieczyć się na wypadek bardziej skomplikowanych roszczeń.
Kiedy wykupić polisę OC i jakie są konsekwencje jej braku?
Polisę OC biura rachunkowego należy wykupić najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie działalności. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować karą finansową, a w skrajnych przypadkach – ograniczeniem wolności. Warto pamiętać, że ubezpieczenia nie można wykupić ze skutkiem wstecznym; jego ochrona zaczyna się z dniem wskazanym we wniosku lub dniem podpisania umowy.
Zawierając polisę, właściciele biur rachunkowych mogą również skorzystać z konsultacji z agentem ubezpieczeniowym, który doradzi optymalny zakres ochrony dopasowany do specyfiki danego biura.
Reasumując, polisa OC zabezpiecza zarówno przedsiębiorcę, jak i jego klientów przed konsekwencjami finansowymi wynikającymi z błędów księgowych. Posiadanie odpowiedniego ubezpieczenia chroni przed skutkami szkód wyrządzonych klientom i minimalizuje ryzyko związane z prowadzoną działalnością. Dodatkowe ubezpieczenia, takie jak polisy nadwyżkowe lub rozszerzone OC, mogą zapewnić pełną ochronę, zwłaszcza dla biur świadczących usługi o szerokim zakresie.
